Новини

До уваги партнерів

29 серпня 2019

ЗМІСТ

 

1. Визначення понять

2. Загальні положення 

3. Документи необхідні для ідентифікації Контрагентів та порядок їх надання. Обмін інформацією та документами

4. Заключні положення

 

 


 

 

1. ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ


Програма «Знай Свого Контрагента» - програма направлена на ідентифікацію усіх Контрагентів Компанії з метою запобігання незаконній торгівлі Товаром та усунення для Компанії можливих негативних наслідків (фінансових, юридичних, комерційних та інших) при роботі з усіма своїми Контрагентами.

Постачальник – суб’єкт господарювання, який зареєстрований в установленому чинним законодавством України порядку, має усі необхідні дозвільні документи та здійснює продаж (постачання) Компанії вироблених, імпортованих або придбаних ним Товарів.

Договір поставки – укладений між Компанією та Контрагентом письмовий правочин, який регулює їх взаємовідносини щодо поставки Товару.

Ключові Клієнти (КК) - великі оператори на тютюновому ринку України, які мають ліцензію на право оптової торгівлі тютюновими виробами, одержану в порядку, визначеному законодавством України та «Склад» і який реалізують більше 75% купленої в Компанії продукції, через ТТ, та/або «Склад» та/або власну службу доставки, мають значний вплив на територію в продажах та/або розширення дистрибуції товарів, тим самим впливаючи на збут та попит. Перелік клієнтів, які відносяться до КК, затверджується наказом Генерального Директора Компанії.

Інші Клієнти – всі клієнти, які не увійшли у перелік Ключових Клієнтів;

Компанія – ТОВ «ТЕДІС УКРАЇНА», суб'єкт, який купує Товар у Постачальника та на підставі ліцензії на оптову торгівлю тютюновими виробами, здійснює оптову реалізацію Товару на умовах Договору поставки, та на підставі ліцензії на роздрібну торгівлю тютюновими виробами здійснює роздрібний продаж.

Контрагент – юридична особа чи фізична особа - підприємець, яка працює із Компанією на умовах заключного Договору поставки чи яка планує укласти такий Договір поставки з Компанією.

Оптовий продавець - юридична, фізична особа - підприємець, яка має відповідну ліцензію, здійснює продаж Товару з метою не пов'язаною з особистим, домашнім або іншим подібним використанням і не стосується безпосередньої реалізації Товару кінцевим споживачам.

Товар – тютюнові вироби, зокрема сигарети, що призначені для куріння кінцевими споживачами, тютюн та замінники тютюну, тютюнові екстракти та есенції, системи для нагрівання тютюну, електронні сигарети та інші, які виробляються, імпортуються, експортуються, продаються чи купуються.

Склад – нежитлове приміщення, яке призначено для зберігання оптових партій Товару та внесено до Єдиного державного реєстру місць зберігання.

Торгова точка (ТТ) - стаціонарні торгові об'єкти, розташовані в будівлях, спорудах і які призначені для продажу Товару кінцевим споживачам.

Офіційний сайт Компанії - http://tedis-ukraine.com.ua.

Route to Market – метод продажу Товару до Торгової точки.

 

 

 

2. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ


Програма «Знай Свого Контрагента» (надалі за текстом – Програма) розроблена та запроваджена у Компанії з метою виконання умов контрактів/договорів з Постачальниками з урахуванням їх міжнародних зобов’язань, які  регулюють питання боротьби/ліквідації незаконної торгівлі тютюновими виробами, виконання усіх внутрішніх нормативних актів Компанії та чинного законодавства України,  запобігання незаконній торгівлі Товаром на території України та направлена на ідентифікацію усіх Контрагентів Компанії.

Ця Програма розповсюджується на –

Компанію;

Працівників і посадових осіб Компанії;

всіх Контрагентів Компанії, що купують чи планують закупати у неї Товар на договірних засадах.

Програма є єдиною та діє на всій території України. Програма розроблена у відповідності до внутрішніх нормативних актів/політик Компанії та є їх складовою частиною. При виконанні цієї Програми Контрагенти гарантують, що працівники та інші особи, які будуть залучені до процесу виконання цієї Програми з їх сторони, ознайомлені з положеннями ЗУ «Про захист персональних даних», надають згоду на обробку наданих ними персональних даних та повідомлені про зміст персональних даних, свої права відповідно до закону, мету збору персональних даних та осіб, яким передаються їх персональні дані.

Такі особи дають згоду на обробку персональних даних на виконання вимог законодавства України  з метою здійснення сторонами господарської діяльності, відповідно до положень Господарського кодексу України, Цивільного кодексу України, Податкового кодексу України та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

 

3. Документи необхідні для ідентифікації Контрагентів

та порядок їх надання.

Обмін інформацією та документами


На етапі аналізу Контрагентів, потенційний Контрагент, а також існуючий Контрагент з яким укладено Договір поставки та відносно якого буде здійснюватися ідентифікація, повинні надати Компанії пакет таких документів:

-          витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

-          засвідчену потенційним Контрагентом копію діючої ліцензії на право оптової та/або роздрібної торгівлі тютюновими виробами;

-          засвідчену потенційним Контрагентом копію довідки (копії довідок) про внесення місця (місць) зберігання тютюнових виробів до Єдиного державного реєстру місць зберігання (лише для потенційних Контрагентів – Оптових Торговців);

-          лист-підтвердження (надається у довільній формі лише потенційним Контрагентом – Оптовим Торговцем), який гарантує, що площа складського приміщення (складських приміщень) такого Контрагента відповідає кількості Товару, який потенційний Контрагент має намір закуповувати в тиждень, а також відповідність такого складського приміщення (складських приміщень) усім технічним, санітарним, протипожежним та іншим нормам та стандартам, що встановлені чинним законодавством для такого роду приміщення (приміщень), та здатність такого приміщення (таких приміщень) забезпечити належне якісне зберігання тютюнових виробів із збереженням їх споживчих характеристик;

-          лист-підтвердження (надається у довільній формі) досвіду роботи у сфері оптової та/або роздрібної торгівлі тютюновими виробами;

-          лист-підтвердження (надається у довільній формі) наявності необхідного персоналу з відповідним досвідом роботи у сфері оптової та/або роздрібної торгівлі тютюновими виробами;

-          лист-підтвердження (надається у довільній формі) можливості надання фінансових гарантій для забезпечення своїх зобов’язань (порука, застава, банківська гарантія, тощо);

-          лист-підтвердження (надається у довільній формі) відсутності порушених щодо потенційного Контрагента (в т.ч. його керівника/бухгалтера – у випадку, коли потенційний Контрагент є юридичною особою) в актуальний момент або раніше будь-яких кримінальних проваджень за злочини у сфері господарської діяльності (в т.ч. контрабанда; незаконне зберігання, збут або транспортування з метою збуту тютюнових виробів; легалізація (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом; ухилення від сплати податків, зборів (у тому числі податку на прибуток, ПДВ, акцизного збору), тощо);

-          засвідчені потенційним Контрагентом копії сторінок Статуту (лише для потенційних Контрагентів – юридичних осіб);

-          засвідчену потенційним Контрагентом копію свідоцтва платника ПДВ або витягу з реєстру платників ПДВ (лише для потенційних Контрагентів – платників ПДВ);

-          засвідчені потенційним Контрагентом копії довідок з банків про відкриття потенційному Контрагенту банківських рахунків, що будуть використовуватись для розрахунків з Компанією;

-          засвідчені потенційним Контрагентом копії актуальної фінансової звітності в складі звіту про фінансові результати та балансу, а також декларацію з ПДВ з усіма додатками;

-          лист (надається у довільній формі), в якому розкривається структура власності потенційного Контрагента та інформація про його кінцевих бенефіціарних власників, з наданням завіреної підтверджуючої документації (лише для потенційних Контрагентів – юридичних осіб);

-          копії паспортів Керівника та Головного бухгалтера та ідентифікаційних кодів, завірені їх підписами (лише для потенційних Контрагентів – юридичних осіб);

-          копію довіреності (якщо потенційний правочин щодо поставки Товару буде підписувати не керівник потенційного Контрагента – юридичної особи);

-          лист в довільній формі про надання інформації щодо відсутності претензій обов’язкових до виконання Контрагентом з боку податкових, митних органів, Антимонопольного комітету України, правоохоронних органів, та/або їх невиконання;

-          лист в довільній формі про наявність позитивної репутації на відповідному ринку, зокрема,  відсутність вироків суду щодо притягнення керівництва до кримінальної відповідальності за відмивання доходів отриманих нелегальним шляхом, за ухилення від сплати податків або за незаконну торгівлю, тощо;

-          лист в довільній формі про відсутність у Контрагента заборгованості з податків і зборів;

-          лист в довільній формі про відсутність розпочатої відносно Контрагента процедури ліквідації або банкрутства;

-          лист в довільній формі про відсутність рішень уповноважених державних органів про призупинення діяльності Контрагента;

-          лист в довільній формі про відсутність за останні 3 роки встановлених рішенням суду, що набрало законної сили, порушень в області поставок контрафактних, фальсифікованих і недоброякісних тютюнових виробів, що містять ознаки правопорушень, передбачених Законодавством;

-          лист в довільній формі про відсутність документально встановлених фактів порушення Контрагентом, його власниками, особами, які займають керівні посади, національного та/або міжнародного/ іноземного (якщо є) законодавства про протидію корупції;

-          лист в довільній формі про відсутність санкції, які запроваджені відповідними державними органами,  відносно Контрагента або пов’язаних з ним фізичних та/або юридичних осіб;

-          лист в довільній формі про відсутність судимості у осіб, що займають керівні посади Контрагента та/або здатних суттєво впливати на прийняття ним рішень (засновники, акціонери, посадові особи і т.д.);

-          копію паспорту та ідентифікаційного коду фізичної особи – підприємця, завірену його підписом;

-          Бізнес-план з описом інформації щодо Route to Market з відображенням характеристики та кількості торгівельних точок, їх об’ємами та регіоном реалізації ними Товару. У разі перепродажу Товару Компанії іншому Оптовому продавцю необхідно надати зазначену інформацію щодо торгівельних точок такого Оптового продавця (лише для потенційних Контрагентів – Оптових продавців). Інформація, яка надається за цим пунктом, повинна бути обмежена інформацією щодо Товару, який придбається існуючим Контрагентом або буде придбаватися потенційним Контрагентом та не повинна містити інформацію конкурентного характеру;

-          лист в довільній формі про здатність виконувати погоджені плани закупівель та продажу Товару;

-          лист в довільній формі про здатність встановити та забезпечити безперебійну роботу систем сканування (track and trace) Товару на рівні короб-блок з обов’язковими погодженими рівнями відповідності сканування (для Оптових торговців) протягом 4 (чотирьох) тижнів з моменту укладення договору поставки;

-          лист в довільній формі про наявність власної IT системи обліку та руху Товару для контролю Компанією усіх етапів проходження Товару;

-          лист в довільній формі про здатність закуповувати та розповсюджувати Товар у широкому асортименті по всіх стратах від А до G (для Оптових торговців);

-          лист в довільній формі про готовність до часткового або повного виконання міжнародних зобов’язань, які  регулюють питання боротьби/ліквідації незаконної торгівлі тютюновими виробами (для Оптових торговців);

-          лист в довільній формі про здатність забезпечення надання Компанії систематичної звітності з виконання продажу Товару.

Копії зазначених вище документів, які подаються потенційним Контрагентом – юридичною особою, повинні бути скріплені печаткою та підписом керівника такої юридичної особи або підписом іншої уповноваженої на вчинення таких дій особи із зазначенням – «Згідно з оригіналом» або «Копія вірна»; а бізнес-план, листи та листи-підтвердження, які подаються потенційним Контрагентом – юридичною особою, повинні бути оформлені на офіційному бланку такої юридичної особи, скріплені печаткою та підписом її керівника або підписом іншої уповноваженої на вчинення таких дій особи. Якщо потенційний Контрагент – юридична особа здійснює підприємницьку діяльність без печатки, то поряд з підписом повинно бути зазначено «працюю без печатки». Копії документів повинні бути зроблені виключно з оригіналів документів. У випадку двосторонньої копії документу та наявності інформації з двох сторін, така копія повинна бути завірена з обох сторін.

Копії зазначених вище документів, які подаються потенційним Контрагентом – фізичною особою – підприємцем, повинні бути скріплені печаткою та підписом відповідної фізичної особи – підприємця або підписом іншої уповноваженої на вчинення таких дій особи із зазначенням – «Згідно з оригіналом» або «Копія вірна»; а бізнес-план, листи та листи-підтвердження, які подаються потенційним Контрагентом – фізичною особою – підприємцем, повинні бути скріплені печаткою та підписом відповідної фізичної особи – підприємця або підписом іншої уповноваженої на вчинення таких дій особи. Якщо потенційний Контрагент – фізична особа – підприємець здійснює підприємницьку діяльність без печатки, то поряд з підписом повинно бути зазначено «працюю без печатки». Копії документів повинні бути зроблені виключно з оригіналів документів. У випадку двосторонньої копії документу та наявності інформації з двох сторін, така копія повинна бути завірена з обох сторін.

Вищевказаний перелік документів не є вичерпним, Компанія залишає за собою право вимагати інші документи, необхідні для перевірки відповідності свого майбутнього або існуючого Контрагента.

Уся інформація, що буде отримана сторонами у процесі взаємовідносин за цією Програмою не підлягає розголошенню третім особам, як зі сторони Компанії, так і зі сторони Контрагентів та не повинна порушувати норми чинного законодавства.

Усі зазначені вище документи повинні бути надані компанії потенційними Контрагентами разом з листом з щодо можливості співпраці.

Існуючи Контрагенти зобов’язані не частіше ніж один раз на рік надавати Компанії усі документи та інформацію згідно цієї Програми або підтверджувати її актуальність.

У разі внесення змін в надані Компанії документи або якщо змінилася будь-яка надана Компанії інформація згідно цієї Програми, Контрагент зобов’язаний повідомити Компанію у письмовій формі про такі зміни з наданням підтверджуючих документів протягом 10 календарних днів з дня настання таких змін.

Компанія залишає за собою право здійснити перевірку Контрагента та наданої ним інформації та документів на будь-якому етапі співпраці шляхом надсилання Контрагентові відповідного запиту. У свою чергу, Контрагент зобов’язаний надати Компанії відповідь на зазначений запит протягом 10 календарних днів. Перевірка Контрагента може бути здійснена уповноваженими представниками Компанії шляхом відвідування Контрагента та його точок продажу Товару. При відвідуванні Контрагента останній повинен забезпечити безперешкодний доступ уповноважених представників Компанії до точок продажу Товару та/або складу.   

Оптові продавці Компанії з якими буде укладено Договір поставки, повинні забезпечити відповідну ідентифікацію своїх контрагентів з урахуванням вимог цієї Програми до кінцевого споживача. Контрагент зобов’язаний надати інформацію  щодо ідентифікації своїх покупців на запит Компанії протягом 10 календарних днів.

Контрагенти (Ключові Клієнти, Оптові продавці) Компанії після укладання відповідного договору поставки, зобов’язані здійснювати обмін інформацією з Компанією щодо розумного попиту Товару ними та їх наступними контрагентами на постійній основі. Контрагенти повинні надавати Компанії відповідні статистичні данні щодо розумного попиту в розрізі кожної марки Товару один раз у квартал або за вимогою компанії, протягом 10 календарних днів з моменту направлення такої вимоги Компанією. У разі, якщо Контрагент має інформацію щодо різкого збільшення попиту Товару окремою торгівельною точкою, він повинен негайно повідомити про це Компанію.       

 

4. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ


Програма Компанії набуває чинності з дати її затвердження наказом Генерального директора. Після затвердження ця Програма підлягає розміщенню на Офіційному сайті Компанії.

Компанія може вносити зміни і доповнення в цю Програму в залежності від змін в економічній ситуації та стані ринку збуту Товару, а також призупиняти або припиняти дію Програми.

Зміни і доповнення до Програми, а також строк набрання ними чинності та строк завершення дії чинних положень Програми затверджуються наказом Генерального директора Компанії.