Книга учёта доходов: что нужно фиксировать ИП

Кратко

• Штампованную «книгу» из налоговой отменили ещё с 2021 года. Обязанность учитывать доходы никуда не делась.
• ИП 1 и 2 групп, а также 3 группы без НДС ведут учёт в произвольной форме, помесячно. Регистрировать тетрадь или Excel в ГНС не нужно.
• ИП 3 группы с НДС и предприниматели на общей системе работают по типовым формам Минфина. Здесь уже не «как удобно», а по утверждённым графам.
• Доход записывается кассовым методом: деньги поступили — появилась запись. Комиссию банка по эквайрингу из суммы не вычитайте.
• Само отсутствие таблицы редко стоит больших денег. Отсутствие первички и невозможность подтвердить декларацию — уже другой разговор: 1020 грн по п. 121.1 НКУ, повторно в течение года — 2040 грн.
• Храните регистр и первичные документы не менее 1095 дней со дня подачи декларации, для которой они нужны.

Книга учёта доходов — это не тот толстый журнал со штампом инспектора, который когда-то носили в налоговую. Для большинства ИП на едином налоге это любой понятный регистр, где видно, сколько денег поступило за месяц. Бумага, Excel, Google Таблицы, сервис вроде Taxer или Вчасно.Отчёт — закон это жёстко не регламентирует. Главное, чтобы по записям можно было собрать декларацию и, если придут, объяснить цифры.

Путаница началась с 1 января 2021 года. Тогда отменили обязательную типовую форму и регистрацию книги для единоналожников без НДС. Новость разлетелась как «книгу отменили». Кто-то выбросил тетрадь и успокоился. А в Налоговом кодексе Украины остался п. 296.1: учёт вести нужно, просто в произвольной форме, помесячно. Плюс ст. 44 — декларацию не рисуют «из головы», только по первичным документам. Этот материал не заменяет консультацию бухгалтера или налогового консультанта. Если у вас нестандартные операции, бартер, валюта, «серые» возвраты — идите к специалисту, а не к статье в интернете.

Ниже — кто что ведёт, как заполнять без фанатизма, где ИП чаще всего ошибаются и что реально грозит, если таблицы нет.

Что это вообще такое после отмены бланка

Раньше книга учёта доходов была отдельным документом со своей формой. Для единоналожников её утверждал приказ Минфина от 19.06.2015 № 579. Нужно было прошнуровать, пронумеровать, отнести в ГНС, получить штамп. С 1 января 2021 этот приказ утратил силу (приказ Минфина от 26.11.2020 № 728). Регистрировать ничего не нужно. Форму никто больше не навязывает — если вы на 1–2 группе или на 3-й без НДС.

Слово «книга» при этом живёт. Его говорят и предприниматели, и налоговики. На практике это регистр учёта: хронология поступлений плюс итог за месяц, квартал, год. Банковская выписка сама по себе книгой не является. Z-отчёт ПРРО — тоже нет. Это первичка, из которой вы собираете регистр. На практике видел ИП на 2 группе, который после новостей 2021-го решил, что «всё отменили», и два года жил на выписках Привата. На документальной проверке попросили именно учёт доходов. Пришлось за ночь сводить таблицу. Выписку приняли как источник, но нервов съели больше, чем если бы вёл Excel с первого дня.

Для двух категорий «книга» до сих пор имеет утверждённый вид. ИП 3 группы — плательщик НДС ведёт учёт доходов и расходов по типовой форме приказа Минфина от 30.11.2022 № 405 (действует с 03.01.2023). ИП на общей системе — по типовой форме приказа Минфина от 13.05.2021 № 261. Там уже не «нарисуйте себе четыре колонки», а конкретные графы, в том числе расходы, потому что налог считается с прибыли, а не с выручки.

Кто обязан вести учёт и в какой форме

Кратко по группам, без воды.

• ИП 1 группы единого налога — учёт доходов в произвольной форме, помесячно. Расходы для единого налога не нужны.
• ИП 2 группы — то же самое. Форма произвольная, итог за месяц обязателен.
• ИП 3 группы без НДС (ставка 5%) — снова произвольная форма, только доходы, помесячно.
• ИП 3 группы с НДС (ставка 3%) — доходы и расходы по типовой форме приказа № 405. Суммы НДС в доход и расходы не включают.
• ИП на общей системе — доходы и расходы по типовой форме приказа № 261. Записи по первичке, по сути ежедневно, когда были операции.

Юридические лица — единоналожники 3 группы живут по упрощённому бухучёту, это уже не «книга ИП». Э-резиденты из п. 296.1 исключены отдельно. Если вы обычный предприниматель-физлицо, смотрите на свою группу и наличие НДС — от этого зависит почти всё.

Регистрация в налоговой не нужна никому из этого списка. Старый ритуал со шнуровкой можно забыть. Если вам психологически спокойнее вести старый бланк приказа № 579 — ГНС в индивидуальной налоговой консультации ещё 2022 года не запрещала. Хотите старую форму — ведите. Хотите три колонки в Google Таблицах — тоже нормально.

Как заполнять, если форма произвольная

Закон требует «помесячное отражение полученных доходов». Это не означает одну строку «январь — 48 000». Можно и так, если операций мало и вы уверены, что первичка лежит рядом. Но когда движения много, один месячный котёл потом больно разбирать. По опыту, удобнее писать каждое поступление или хотя бы день + источник: касса, банк, эквайринг. Итог месяца — отдельной строкой. Квартал и год — тоже, потому что декларацию вы всё равно собираете нарастающим итогом.

Минимальный набор колонок, с которым не стыдно показать таблицу:

1. Номер записи.
2. Дата получения денег (или дата фискального чека, если расчёты через терминал или ПРРО).
3. Содержание: оплата за услуги, розница за день, предоплата, возврат.
4. Сумма в гривнах и копейках, без округления «для красоты».
5. Примечание: выписка, Z-отчёт, номер чека, «комиссия банка 20 грн уже внутри суммы».

Под таблицей или в отдельных строках — «итого за месяц», «итого за квартал», «итого за год». Подпись ИП на бумаге не помешает. В Excel логично держать отдельный лист на год и не смешивать 2024-й с текущим. Если есть возврат товара или аванса — ставьте сумму со знаком минус или отдельной колонкой «корректировка». Иначе годовой лимит группы уедет.

Обратите внимание на третью строку. Покупатель заплатил 3000, банк откусил комиссию, на счёт упало меньше. В доход идёт 3000. Это классика, на которой спотыкаются даже люди с «опытом». Налоговая смотрит на сумму, которую заплатил клиент, а не на то, что вы реально увидели в приложении банка.

Кассовый метод, эквайринг и валюта

Единоналожник признаёт доход, когда деньги фактически получены. Не когда выставили акт. Не когда «клиент пообещал до пятницы». На счёт поступило или в кассу легло — вот дата. Для расчётов через POS и интернет-эквайринг с фискальным чеком дата дохода — дата в чеке, даже если банк перечислит деньги завтра или послезавтра. Это позиция, которую налоговики повторяют уже не один год.

Валютную выручку пересчитываете в гривну по курсу НБУ на дату поступления. Курсовую разницу отдельным «бонусом» к доходу единоналожника не трогайте — для упрощёнки это другая история, и её часто путают с правилами общей системы. Бесплатно полученные товары или услуги тоже могут быть доходом. Бартер, взаимозачёт, «погасили долг товаром» — сюда уже лучше звать бухгалтера, потому что на глаз такие вещи не считаются.

Что в доход единоналожника обычно не включают: проценты на депозите физлица, дивиденды, роялти как пассив, возвратную финансовую помощь, которую действительно вернули в срок, ошибочные поступления, которые вы отправили обратно. Но «обычно» — плохое слово в налогах. Если сумма большая или природа платежа мутная, проверьте именно ваш случай. Лучше лишняя строка в примечаниях, чем сюрприз в акте проверки.

Лимиты групп: зачем книга, если ставка фиксированная

На 1 и 2 группе единый налог не зависит от выручки. Так зачем тогда таблица? Чтобы не проскочить годовой лимит. Лимиты привязаны к минимальной зарплате на 1 января. В 2026-м МЗП — 8647 грн, поэтому потолки такие: 1 группа — 1 444 049 грн (167 МЗП), 2 группа — 7 211 598 грн (834 МЗП), 3 группа — 10 091 049 грн (1167 МЗП). Превысили — часть дохода идёт по ставке 15%, плюс риск потерять группу. Без помесячного учёта это замечают, когда уже поздно: в декабре, под декларацию.

Поэтому даже «мелкому» ИП на 1 группе я бы не советовал жить в режиме «как-нибудь посчитаю в январе». Один большой контракт, сезон, несколько месяцев эквайринга с комиссией, которую забыли добавить — и лимит съехал. Книга учёта доходов здесь не про любовь к канцелярии. Она про то, чтобы вы сами видели, где стоите.

Бумага, Excel или сервис: что выбрать

Бумага ещё жива. Тетрадь в клетку, расчерченные графы, ручка. Не зависит от света и «облаков». Минусы очевидны: кофе, дети, пожар, просто потерянный рюкзак. Исправлять можно только зачёркиванием, с надписью «исправленному верить», датой и подписью. Корректирующая жидкость — плохая идея.

Excel или Google Таблицы — рабочая лошадка для 1–3 группы без НДС. Бесплатно, понятно, легко дать копию бухгалтеру. Сделайте резервную копию. Не держите единственный файл на флешке в ящике кассы. По наблюдениям, именно «файл сгорел вместе с ноутбуком» — вторая по популярности история после «я думал, книгу отменили».

Электронный кабинет ГНС формально тоже подходит: в п. 296.1 прямо сказано, что учёт можно вести в бумажном и/или электронном виде, в том числе через кабинет. На практике интерфейс не всем заходит, и мало кто ведёт именно там ежедневно. Бухгалтерские сервисы (Taxer, Вчасно.Отчёт, Checkbox в связке с учётом, Медок для тех, кто уже в нём живёт) подтягивают банк и ПРРО и собирают черновик декларации. Это не обязательно, но если оборот не «три платежа в месяц», экономит вечера.

Для общей системы и 3 группы с НДС сервис должен уметь именно типовую форму, а не «произвольную табличку для единоналожника». Иначе вы заполните красиво не то. И ещё: электронный регистр при необходимости нужно уметь показать. Не «вот логин, сами зайдите», а файл, выписку, печать с подписью — как попросят.

Типичные ошибки, которые стоят нервов

Самая частая — комиссия эквайринга. Человек смотрит на поступление 980 грн и пишет 980. Чек был на 1000. Разница мелкая, за год набегает. Вторая — путаница даты. Акт в марте, деньги в апреле. Для единоналожника доход апрельский. Третья — игнорировать возвраты. Деньги клиенту вернули, в книге оставили. Лимит и декларация раздуты.

Дальше по хит-параду:

• Забыть наличные, потому что «они же в Z-отчёте». Z-отчёт — первичка. В регистре должен быть итог.
• Смешать личную карту и ИП. Деньги поступили на карту физлица за услуги ИП — это всё равно доход предпринимателя, если это оплата за вашу деятельность. Разгребать потом больно.
• Записать транш возвратной помощи как выручку. Или наоборот — «спрятать» выручку под видом займа. Налоговая такие схемы видела.
• Вести учёт только в голове, потому что «у меня же всё в Приват24». В кабинете банка нет графы «доход единоналожника с комиссией и возвратами».
• Расходы на 2 группе «для себя», которых единый налог не спрашивает. Не вредит, но засоряет таблицу. Отдельный лист — пожалуйста. В колонку дохода — нет.
• Исправить цифру на бумаге так, что непонятно, что было. Или удалить строку в Excel без следа, когда уже сдали декларацию. Лучше сторно с примечанием.

Отдельно про «нулевые» месяцы. Деятельности не было — в таблице можно поставить ноль или просто не иметь строк за этот месяц, но сам файл (тетрадь) должен существовать. Иначе через год вы не докажете, что молчание было сознательным, а не «я ничего не вёл».

Штрафы: где реальная угроза, а где страшилка

Здесь много копипаста, и он вредит. Административный штраф по ст. 164-1 КоАП (предупреждение или 51–136 грн, повторно 85–136 грн) написан для случаев, когда законом установлена обязательная форма учёта. Для ИП 1–2 групп и 3 группы без НДС формы как раз нет — она произвольная. Поэтому тянуть 164-1 на тетрадь единоналожника — сомнительная конструкция, хотя в интернете её повторяют пачками. Для общей системы и 3 группы с НДС, где типовая форма есть, эта статья уже ложится логичнее.

Другое дело — п. 121.1 НКУ. Необеспечение хранения первичных документов, учётных регистров или непредоставление их при контроле: 1020 грн, повторно в течение года — 2040 грн. Это не «штраф за отсутствие красивой книги». Это штраф за то, что вы не можете показать документы, на которых стоит декларация. Если таблицы нет, первичка разбросана, Z-отчёты не сохранились — вот тут 1020 выглядят уже не абстракцией.

Хуже этих сумм — доначисления. Неоприходованная выручка, завышенный лимит группы, доход «не того периода», незакрытые возвраты. Тогда разговор уже не про тысячу гривен, а про единый налог, 15% на превышение, ЕСВ, военный сбор — что именно, зависит от системы. Книга учёта доходов в таком споре — ваш рабочий черновик защиты. Без неё остаются только выписки, и их ещё нужно правильно прочитать.

Хранение: для ИП-единоналожника большинство первички и регистров — не менее 1095 дней со дня подачи декларации, для которой эти бумаги использованы. Не от 31 декабря, а от даты подачи. Декларацию за 2025-й подали в феврале 2026-го — отсчёт от февраля. Юрлица и некоторые другие категории имеют более длинные сроки (1825 дней), ИП часто путает себя с ними. Не уничтожайте архивы «потому что три года уже вроде прошло», не глянув на дату декларации. Потеряли файл — восстанавливайте из банка, ПРРО, актов. Сама потеря не штраф. Штраф, если на момент проверки показать нечего.

Если книгу потеряли или никогда не вели

Не пишите в налоговую траурное письмо «я всё потерял». Сначала соберите первичку: выписки по всем счетам ИП, Z-отчёты, фискальные чеки, акты, квитанции. Из этого сшейте новый регистр — хоть за два года назад. Даты, суммы, месячные итоги. Если часть наличных без ПРРО (там, где это вообще законно) — будут дыры, и это уже риск. Но пустое место страшнее восстановленной таблицы с примечанием «восстановлено из выписок».

Начинать «с понедельника» тоже можно. Открыли Excel, назвали «Учёт доходов 2026», проставили месяцы, перенесли хотя бы банковские поступления. Наличные добавляйте из кассы/ПРРО. Возвраты — отдельными строками. Лимит группы проверьте сейчас, не в декабре. Если уже близко к потолку — это повод говорить с бухгалтером о смене группы, а не о шрифте в шапке таблицы.

И последнее, совсем бытовое. Не подписывайте пустые листы «про запас». Не отдавайте единственный экземпляр первому попавшемуся «помощнику». Не фотографируйте размытую тетрадь вместо того, чтобы сделать нормальную копию. Звучит мелко. На проверке именно такие мелочи выглядят как беспорядок, а беспорядок проверяющий читает как «здесь можно копать глубже».

Заведите один регистр, который вам не противно открывать раз в неделю. Для большинства единоналожников без НДС хватит таблицы с датой, суммой, источником и месячным итогом. Сверяйте её с банком и Z-отчётами. Комиссию эквайринга оставляйте внутри дохода. Храните файл и первичку три года от декларации. Если вы на НДС или на общей системе — не придумывайте свою форму, берите типовую. И если цифры начали разъезжаться с лимитом группы или с тем, что вы сами понимаете о своём бизнесе, это уже не задача для статьи. Это задача для человека, который умеет читать НКУ под ваш КВЭД.