Штатное расписание: как составить без кадровых сюрпризов

Коротко

• Штатное расписание фиксирует структуру, должности, количество единиц и оклады. Фамилий в нём нет.
• Для коммерческих предприятий и ИП прямого обязательства в законе уже нет, для бюджетных учреждений — есть.
• Без него почти невозможно провести сокращение штата и спокойно объяснить оклад в суде или на проверке.
• Названия должностей берите из Классификатора профессий ДК 003:2010, а не «с головы».
• Утверждают приказом. Изменения — отдельным приказом или новой редакцией. Задним числом не вводят.
• Материал объясняет практику и нормы, но не заменяет консультацию кадровика или юриста по трудовому праву.

Штатное расписание — внутренний документ работодателя, в котором зафиксированы структура подразделений, перечень должностей и профессий, количество штатных единиц и размеры должностных окладов или тарифных ставок. Это не список людей. Это каркас штата: сколько мест есть, как они называются и сколько стоит каждое место в месяц. Конкретного человека «пришивают» уже трудовым договором, приказом о приёме и личной карточкой.

Классическое определение дал письмо Минтруда от 27.06.2007 № 162/06/187-07: документ устанавливает для предприятия, учреждения или организации структуру, штаты и должностные оклады. В КЗоТ самого термина почти нет. Зато пункт 1 части первой статьи 40 позволяет увольнение в случае сокращения численности или штата. Без бумаги, с которой можно сравнить «было» и «стало», эта процедура в суде рассыпается. Поэтому даже когда закон уже не тыкает пальцем «составьте расписание», работодатели его ведут.

До 28 августа 2025 года упоминание о штатном расписании жило в части третьей статьи 64 Хозяйственного кодекса. Кодекс отменили — и для ООО, ЧП и других коммерческих структур формальное обязательство исчезло. Для бюджетников требование осталось. ИП с наёмными работниками закон прямо не принуждает. Ниже — кому что писать, как не путать 0,5 ставки с половиной оклада и где новички чаще всего ломают документ.

Обязательно ли штатное расписание после отмены Хозяйственного кодекса

Для частного бизнеса — нет, как отдельная норма закона. Для бюджетной сферы — да. Для всех, кто нанимает людей и хочет спать спокойнее, — желательно да. Закон уже не требует, а практика всё равно держится за этот лист.

Бюджетные учреждения утверждают штатные расписания в месячный срок с начала бюджетного периода. Это пункт 45 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет, утверждённого постановлением Кабмина от 28.02.2002 № 228. Формы для них дал приказ Минфина от 28.01.2002 № 57. Коммерческие предприятия могут брать ту же таблицу за образец и подстраивать графы под себя. Так же можно опереться на унифицированную форму из Сборника Укргосархива, одобренного протоколом от 22.11.2015 № 7.

На практике я несколько раз видел компании, которые после августа 2025-го решили «ну всё, больше не ведём». Через полгода возникал банальный вопрос: а на какую должность берём человека, если вакансии в документе нет? Или ещё хуже — нужно было сократить две единицы, и юрист разводил руками. Штатное расписание нужно не потому, что так написано в учебнике. Оно нужно, потому что на нём держатся найм, оплата, вакансии и увольнение по пункту 1 статьи 40 КЗоТ.

Отдельно о должностных инструкциях. Справочник квалификационных характеристик профессий работников, утверждённый приказом Минтруда от 29.12.2004 № 336, связывает инструкции с должностями из штатного расписания. Нет должности в расписании — инструкция повисает в воздухе. На проверке это выглядит как дыра в кадровой системе.

Кому составлять: предприятие, ИП, бюджетное учреждение

Разница не в таблице. Разница в том, кто вас заставляет и в какие сроки.

Для ИП позиция министерств годами прыгала. Есть разъяснения, что обязанности нет. Есть инспекторы, которые всё равно спрашивают. Я бы не играл в прятки: один лист с тремя должностями закрывает кучу вопросов об окладе, совместительстве и «почему бухгалтер получает именно столько».

Если в трудовом договоре написано «заработная плата согласно штатному расписанию», отказаться от расписания вообще опасно. Тогда изменение оклада в таблице — это ещё и изменение существенных условий труда. Без документа вы сами себе подпиливаете стул.

Что должно быть в документе

Единой обязательной формы для частного бизнеса нет. Не нужно выдумывать космолёт. Возьмите таблицу бюджетников и оставьте то, чем реально пользуетесь.

Обычно в штатном расписании есть:

• наименование предприятия или ФИО ИП, код ЕГРПОУ или РНОКПП;
• гриф утверждения или ссылка на приказ;
• дата составления и дата введения в действие — они могут не совпадать;
• названия структурных подразделений;
• названия должностей и коды профессий по ДК 003:2010;
• количество штатных единиц, в том числе дробные;
• должностной оклад или тарифная ставка — полный, за целую единицу;
• постоянные надбавки и доплаты, если они часть системы оплаты;
• месячный фонд оплаты труда, иногда ещё и годовой.

Фамилии не пишем. Вакансии оставляем. Гражданско-правовые договоры сюда вообще не тянем: исполнитель по ГПД — не штатная единица.

Доплату до минимальной зарплаты в расписание не ставят. Её размер «плавает» от месяца к месяцу, зависит от выполнения нормы труда. В таблице — оклад и постоянные составляющие. Остальное считает бухгалтерия в расчётной ведомости.

Как читать графы, чтобы не запутаться

Название подразделения должно совпадать со структурой, которую вы сами себе нарисовали. Если отдела продаж уже нет, а в расписании он живёт — это не «мелочь», это рассинхронизация документов.

Название должности и код идут парой. Код берут из Классификатора профессий ДК 003:2010. Производные слова — из приложения В: главный, ведущий, старший, заместитель, вице-, младший. «Менеджер по счастью» звучит мило на сайте вакансий и грустно в приложении Д5 объединённой отчётности. Одно и то же название должно стоять в расписании, приказе о приёме, личной карточке, должностной инструкции и отчётности.

Количество единиц — это не количество людей в кабинете сегодня. Это ёмкость должности. Можно иметь 2 единицы бухгалтера, из которых одна вакантна. Можно поставить 0,5 — если полная занятость на этой работе не нужна.

Оклад пишут за полную штатную единицу. Не «половинку от минималки», а полную месячную ставку должности. Если человек работает на 0,5, он получит пропорцию. Сам оклад в строке остаётся полным — так удобнее и для фонда, и для проверок.

Как составить штатное расписание: рабочая последовательность

Не начинайте с таблицы в Excel. Сначала структура, потом должности, потом деньги. Иначе вы будете подгонять оргсхему под уже набранных людей — и получите кашу с десятью «специалистами» без понятных функций.

1. Начертите подразделения и подчинение. Даже если вас семеро и все сидят в одном чате.
2. Выпишите должности: занятые, вакантные, те, что планируете открыть в течение квартала.
3. Проверьте каждое название в Классификаторе. Код запишите сразу, чтобы потом не искать среди ночи.
4. Поставьте количество единиц. Учтите совместителей, неполное время, сезонность.
5. Расставьте оклады с дифференциацией. Одинаковые суммы на директора и уборщика — плохая идея.
6. Добавьте только постоянные надбавки. Премии «по настроению» сюда не лезут.
7. Посчитайте месячный фонд. Это сумма окладов и постоянных доплат, умноженная на количество единиц.
8. Согласуйте проект с бухгалтерией и, если есть, с юристом. Потом — приказ руководителя.

Приказ и само расписание можно датировать по-разному. Пример из практики: приказ 29 декабря, введение с 1 января. Задним числом не играемся. Если человек уже месяц работает, а должности в расписании ещё нет — сначала исправляете документ, потом объясняете, как так вышло. Лучше не доводить до этого разговора.

Период действия для коммерции не регламентирован. Можно на календарный год. Можно без срока — тогда живёт, пока не измените. Бюджетники привязаны к бюджетному году. Многие переутверждают в декабре-январе, чтобы синхронизировать оклады с минималкой и планом фонда.

Должности, 0,5 ставки, оклады и минималка

Вот место, где штатное расписание перестаёт быть «просто таблицей» и начинает кусаться.

Названия, которых нет в Классификаторе

Сначала ищите ближайший профессиональный аналог. Потом смотрите приложение В. «Старший бухгалтер» — нормально. «Супербухгалтер» — нет. Если должности в классификаторе нет вообще, не рисуйте её от себя: возьмите смежную и пропишите обязанности в инструкции. Код профессионального названия работы потом пойдёт в отчётность. Ошибка в коде — это уже не эстетика, это расхождение между кадрами и ЕСВ.

Замечал такое: в вакансии на сайте «head of growth», в расписании «менеджер», в приказе «руководитель отдела маркетинга». Три названия — один человек. При проверке это выглядит как три разные должности. Выровняйте формулировки один раз и живите спокойно.

Как показать неполную занятость

Два рабочих подхода, оба живут в практике.

• В расписании стоит 0,5 единицы и полный оклад за целую ставку. Человека принимают на 0,5, платят половину.
• В расписании стоит 1 единица и полный оклад, а неполное время ставят приказом и трудовым договором.

Запрета дробных единиц нет. 0,25, 0,5, 0,75, 1,5 — всё это рабочие конструкции, если нагрузка именно такая. На одну полную единицу можно взять двух людей по 0,5. Главное, чтобы фонд и фактические приказы не расходились. Я больше люблю первый вариант: сразу видно, что должность «неполная». Второй удобнее, когда сегодня 0,5, а через месяц хотите выйти на полную без переписывания строки.

Сколько ставить в графу «оклад»

За полный месяц полной занятости работник не может получить меньше минимальной зарплаты. В 2026 году это 8647 грн в месяц, или 52 грн за час — так записано в законе о Государственном бюджете. Отдельно Закон «Об оплате труда» не позволяет ставить тарифную ставку работника первого разряда ниже прожиточного минимума для трудоспособных лиц. В 2026 году этот минимум — 3328 грн.

На практике коммерция редко рисует оклад ниже минималки: проще поставить 8647 и не играться с доплатой. Бюджет и тарифные сетки живут по своим схемам, там оклад может быть ниже, а до минималки дотягивают доплатой. Эту доплату в штатное расписание не записывают.

Дифференциация окладов нужна не «для красоты». Если у всех от уборщика до директора одинаковая цифра, инспектор и суд могут спросить, есть ли вообще система оплаты труда. Междолжностные соотношения удобно вынести в приложение к колдоговору или в положение об оплате.

Как утвердить и как менять

Штатное расписание приобретает силу после утверждения руководителем. Самый чистый путь — приказ по основной деятельности. В приказе: что утверждаете, с какой даты вводите, какое расписание утрачивает силу, кто отвечает за выполнение. Подпись, дата, регистрационный индекс. Для электронного варианта — КЭП руководителя. PDF после подписи не редактируют «по-тихому».

Изменения бывают двух видов.

1. Небольшие: добавили одну вакансию, подняли оклад одной должности, переименовали отдел. Отдельный приказ о внесении изменений.
2. Большие: новая структура, несколько сокращений, пересмотр сетки окладов. Проще утвердить новое расписание целиком и старое снять с определённой даты.

Количество изменений не ограничено. Но если вы переписываете таблицу каждую неделю, это уже симптом: структура не продумана. Нормально закладывать волну изменений раз в квартал, кроме форс-мажора.

Если меняете оклад, режим, название должности, неполное время — это уже статья 32 КЗоТ, изменение существенных условий труда. В мирное время работника предупреждают не позднее чем за два месяца. Статья 103 КЗоТ отдельно требует двухмесячного предупреждения, когда условия оплаты ухудшаются. Во время военного положения работает часть 2 статьи 3 Закона от 15.03.2022 № 2136-IX: уведомить нужно не позднее чем до введения новых условий. Сокращение штата — другая история: новую редакцию без сокращённых должностей вводят после соблюдения процедуры увольнения, а не «сегодня приказ — завтра человека нет».

Важная мелочь, которую постоянно забывают. Уволили человека — должность из штата не выбрасывайте, если не сокращаете. Иначе потеряете вакансию и не сможете спокойно взять следующего. Расписание держит место. Люди приходят и уходят.

Что включать, а что не трогать

Совместитель — это штатная единица, пусть и не всегда целая. Дистанционщик — тоже. Декретная должность из штата не исчезает, её можно временно закрыть срочным договором. Вот это новички путают постоянно: «человека нет, значит, строки нет». Нет. Человека нет — строка живёт, если должность вам нужна.

Типичные ошибки, на которых режут даже опытных

• Вводят расписание задним числом, потому что «так уже работаем с января».
• Пишут фамилии. Документ сразу перестаёт быть штатным расписанием и становится странным списком.
• Ставят одинаковые оклады всем «чтобы не обижать».
• Забывают вакансии — и потом не могут принять человека, потому что единицы нет.
• Смешивают ГПД и трудовые должности в одной таблице.
• Называют должность не по классификатору, а по внутреннему сленгу.
• Меняют оклад в расписании и молчат работнику.
• После увольнения вычёркивают строку, хотя сокращения не было.
• Не сохраняют предыдущие редакции. Через год не с чем сравнить штат.

Последняя ошибка — самая коварная. Сокращение доказывают сравнением расписаний: вот была единица, вот её нет. Если старых версий нет, в суде вы рассказываете сказку. Архивируйте каждую редакцию вместе с приказом. На бумаге или в PDF с КЭП — неважно, лишь бы нельзя было «подчистить» историю.

Ещё из практики. Маленькое бюро переводов держало в расписании одну «менеджерку» на все функции: и продажи, и кадры, и кофе. Когда взяли второго человека, название не развели. Обе стали «менеджерами» с одним окладом и разными обязанностями. Через год одна пошла в суд из-за «неравной оплаты за ту же должность». Должности нужно резать по содержанию работы, а не по удобству вывески.

Сколько хранить и в каком деле

Сроки даёт Перечень типовых документов, утверждённый приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5. Для штатных расписаний и перечней изменений к ним по месту составления картина такая:

• государственные и коммунальные предприятия, где создают документы Национального архивного фонда, — постоянно;
• государственные и коммунальные, где таких документов нет, — 75 лет;
• другие работодатели — 3 года.

Проекты, справки, служебные записки к расписанию обычно держат 3 года. Приказы об утверждении логично класть рядом и хранить не меньше, чем само расписание: иначе таблица есть, а подтверждения, кто и когда её ввёл, нет. Электронный оригинал с КЭП имеет ту же силу, что бумага. Главное, чтобы файл не жил только в личной почте бухгалтера.

Что сделать на этой неделе, если расписания ещё нет

Не ждите 1 января. Документ можно ввести с любой даты вперёд.

1. Соберите фактический список людей, должностей и окладов. Да, даже если это три строки.
2. Сверьте названия с ДК 003:2010 и проставьте коды.
3. Добавьте вакансии, которые реально собираетесь закрывать, и уберите «мёртвые» должности.
4. Начертите таблицу. Возьмите форму приказа Минфина № 57, если не хотите рисовать с нуля.
5. Подгоните оклады под минималку и свою систему оплаты. Постоянные надбавки — в отдельную графу.
6. Подготовьте приказ: утвердить, ввести с конкретной даты, определить ответственного.
7. Подпишите. Сохраните PDF. Уведомите работников, если меняете их условия, а не просто формализуете уже существующие.

Если условия труда уже прописаны в договорах и вы лишь фиксируете факт — большинство людей даже не заметит. Если под шумок снижаете оклад, «потому что так вышло в таблице», это уже не оформление, а изменение условий. Здесь без процедуры статьи 32 КЗоТ не обойтись.

Штатное расписание не делает компанию большой. Оно делает штат понятным. Составьте его раз внимательно, держите редакции, не пишите туда фамилий и не выносите должности из классификатора на коленке. А если структура уже живёт в голове директора и нигде больше — самое время перенести её на бумагу. Дальше будет проще нанимать, платить и, если придётся, сокращать без ощущения, что вы сами себе ставите подножку.