Штатний розпис: як скласти без кадрових сюрпризів

Коротко

• Штатний розпис фіксує структуру, посади, кількість одиниць і оклади. Прізвищ у ньому немає.
• Для комерційних підприємств і ФОП прямого обов’язку в законі вже немає, для бюджетних установ — є.
• Без нього майже неможливо провести скорочення штату і спокійно пояснити оклад у суді чи на перевірці.
• Назви посад беріть з Класифікатора професій ДК 003:2010, а не «з голови».
• Затверджують наказом. Зміни — окремим наказом або новою редакцією. Заднім числом не вводять.
• Матеріал пояснює практику і норми, але не замінює консультацію кадровика чи юриста з трудового права.

Штатний розпис — внутрішній документ роботодавця, у якому записано структуру підрозділів, перелік посад і професій, кількість штатних одиниць і розміри посадових окладів або тарифних ставок. Це не список людей. Це каркас штату: скільки місць є, як вони називаються і скільки коштує кожне місце на місяць. Конкретну людину «пришивають» уже трудовим договором, наказом про прийняття і особовою карткою.

Класичне визначення дав лист Мінпраці від 27.06.2007 № 162/06/187-07: документ установлює для підприємства, установи чи організації структуру, штати і посадові оклади. У КЗпП самого терміна майже немає. Зате пункт 1 частини першої статті 40 дозволяє звільнення у разі скорочення чисельності або штату. Без паперу, з яким можна порівняти «було» і «стало», ця процедура в суді розсипається. Тому навіть коли закон уже не тицяє пальцем «складіть розпис», роботодавці його ведуть.

До 28 серпня 2025 року згадка про штатний розпис жила в частині третій статті 64 Господарського кодексу. Кодекс скасували — і для ТОВ, ПП та інших комерційних структур формальний обов’язок зник. Для бюджетників вимога лишилася. ФОП із найманими людьми закон прямо не примушує. Нижче — кому що писати, як не плутати 0,5 ставки з половиною окладу і де новачки найчастіше ламають документ.

Чи обов’язковий штатний розпис після скасування Господарського кодексу

Для приватного бізнесу — ні, як окрема норма закону. Для бюджетної сфери — так. Для всіх, хто наймає людей і хоче спати спокійніше, — бажано так. Закон уже не вимагає, а практика все одно тримається за цей аркуш.

Бюджетні установи затверджують штатні розписи в місячний строк з початку бюджетного періоду. Це пункт 45 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів, затвердженого постановою Кабміну від 28.02.2002 № 228. Форми для них дав наказ Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Комерційні підприємства можуть брати ту саму таблицю за зразок і підкручувати графи під себе. Так само можна опертися на уніфіковану форму зі Збірника Укрдержархіву, схваленого протоколом від 22.11.2015 № 7.

У практиці я кілька разів бачив компанії, які після серпня 2025-го вирішили «ну все, більше не ведемо». Через пів року виникало банальне питання: а на яку посаду беремо людину, якщо вакансії в документі немає? Або ще гірше — треба було скоротити дві одиниці, і юрист розводив руками. Штатний розпис потрібен не тому, що так написано в підручнику. Він потрібен, бо на ньому тримаються найм, оплата, вакансії і звільнення за пунктом 1 статті 40 КЗпП.

Окремо про посадові інструкції. Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336, зав’язує інструкції на посади зі штатного розпису. Немає посади в розписі — інструкція повисає в повітрі. На перевірці це виглядає як дірка в кадровій системі.

Кому складати: підприємство, ФОП, бюджетна установа

Різниця не в таблиці. Різниця в тому, хто вас змушує і в які строки.

Для ФОП позиція міністерств роками стрибала. Є роз’яснення, що обов’язку немає. Є інспектори, які все одно питають. Я б не грався в хованки: один аркуш з трьома посадами закриває купу питань про оклад, сумісництво і «чому бухгалтер отримує саме стільки».

Якщо в трудовому договорі написано «заробітна плата згідно зі штатним розписом», відмовитися від розпису взагалі небезпечно. Тоді зміна окладу в таблиці — це ще й зміна істотних умов праці. Без документа ви самі собі підпиляєте стілець.

Що має бути в документі

Єдиної обов’язкової форми для приватного бізнесу немає. Не треба вигадувати космоліт. Візьміть таблицю бюджетників і залиште те, чим реально користуєтесь.

Зазвичай у штатному розписі є:

• найменування підприємства або ПІБ ФОП, код ЄДРПОУ чи РНОКПП;
• гриф затвердження або посилання на наказ;
• дата складання і дата введення в дію — вони можуть не збігатися;
• назви структурних підрозділів;
• назви посад і коди професій за ДК 003:2010;
• кількість штатних одиниць, зокрема дробові;
• посадовий оклад або тарифна ставка — повний, за цілу одиницю;
• постійні надбавки і доплати, якщо вони частина системи оплати;
• місячний фонд оплати праці, інколи ще й річний.

Прізвища не пишемо. Вакансії лишаємо. Цивільно-правові договори не тягнемо сюди взагалі: виконавець за ЦПД — не штатна одиниця.

Доплату до мінімальної зарплати в розпис не ставлять. Її розмір «плаває» від місяця до місяця, залежить від виконання норми праці. У таблиці — оклад і постійні складові. Решту рахує бухгалтерія в розрахунковій відомості.

Як читати графи, щоб не заплутатися

Назва підрозділу має збігатися зі структурою, яку ви самі собі намалювали. Якщо відділу продажу вже немає, а в розписі він живе — це не «дрібниця», це розсинхрон документів.

Назва посади і код ідуть парою. Код беруть з Класифікатора професій ДК 003:2010. Похідні слова — з додатка В: головний, провідний, старший, заступник, віце-, молодший. «Менеджер з щастя» звучить мило на сайті вакансій і сумно в додатку Д5 об’єднаної звітності. Одна й та сама назва має стояти в розписі, наказі про прийняття, особовій картці, посадовій інструкції і звітності.

Кількість одиниць — це не кількість людей у кабінеті сьогодні. Це місткість посади. Можна мати 2 одиниці бухгалтера, з яких одна вакантна. Можна поставити 0,5 — якщо повна зайнятість на цій роботі не потрібна.

Оклад пишуть за повну штатну одиницю. Не «половинку від мінімалки», а повну місячну ставку посади. Якщо людина працює на 0,5, вона отримає пропорцію. Сам оклад у рядку лишається повним — так зручніше і для фонду, і для перевірок.

Як скласти штатний розпис: робоча послідовність

Не починайте з таблиці в Excel. Спочатку структура, потім посади, потім гроші. Інакше ви підганятимете оргсхему під уже набраних людей — і отримаєте кашу з десятьма «спеціалістами» без зрозумілих функцій.

1. Накресліть підрозділи і підпорядкування. Навіть якщо вас семеро і всі сидять в одному чаті.
2. Випишіть посади: зайняті, вакантні, ті, що плануєте відкрити протягом кварталу.
3. Перевірте кожну назву в Класифікаторі. Код запишіть одразу, щоб потім не шукати серед ночі.
4. Поставте кількість одиниць. Врахуйте сумісників, неповний час, сезонність.
5. Розставте оклади з диференціацією. Однакові суми на директора і прибиральника — погана ідея.
6. Додайте лише постійні надбавки. Премії «за настроєм» сюди не лізуть.
7. Порахуйте місячний фонд. Це сума окладів і постійних доплат, помножена на кількість одиниць.
8. Узгодьте проєкт з бухгалтерією і, якщо є, з юристом. Потім — наказ керівника.

Наказ і сам розпис можна датувати по-різному. Приклад з практики: наказ 29 грудня, введення з 1 січня. Заднім числом не граємось. Якщо людина вже місяць працює, а посади в розписі ще немає — спочатку виправляєте документ, потім пояснюєте, як так вийшло. Краще не доводити до цієї розмови.

Період дії для комерції не регламентований. Можна на календарний рік. Можна без строку — тоді живе, поки не зміните. Бюджетники прив’язані до бюджетного року. Багато хто перезатверджує в грудні-січні, щоб синхронізувати оклади з мінімалкою і планом фонду.

Посади, 0,5 ставки, оклади і мінімалка

Ось місце, де штатний розпис перестає бути «просто таблицею» і починає кусатися.

Назви, яких немає в Класифікаторі

Спочатку шукайте найближчий професійний відповідник. Потім дивіться додаток В. «Старший бухгалтер» — нормально. «Супербухгалтер» — ні. Якщо посади в класифікаторі немає взагалі, не малюйте її від себе: візьміть суміжну і пропишіть обов’язки в інструкції. Код професійної назви роботи потім піде в звітність. Помилка в коді — це вже не естетика, це розбіжність між кадрами і ЄСВ.

Помічав таке: у вакансії на сайті «head of growth», у розписі «менеджер», у наказі «керівник відділу маркетингу». Три назви — одна людина. Під час перевірки це виглядає як три різні посади. Вирівняйте формулювання один раз і живіть спокійно.

Як показати неповну зайнятість

Два робочі підходи, обидва живуть у практиці.

• У розписі стоїть 0,5 одиниці і повний оклад за цілу ставку. Людину приймають на 0,5, платять половину.
• У розписі стоїть 1 одиниця і повний оклад, а неповний час ставлять наказом і трудовим договором.

Заборони дробових одиниць немає. 0,25, 0,5, 0,75, 1,5 — усе це робочі конструкції, якщо навантаження саме таке. На одну повну одиницю можна взяти двох людей по 0,5. Головне, щоб фонд і фактичні накази не розходилися. Я більше люблю перший варіант: одразу видно, що посада «неповна». Другий зручніший, коли сьогодні 0,5, а за місяць хочете вийти на повну без переписування рядка.

Скільки ставити в графу «оклад»

За повний місяць повної зайнятості працівник не може отримати менше мінімальної зарплати. У 2026 році це 8647 грн на місяць, або 52 грн за годину — так записано в законі про Державний бюджет. Окремо Закон «Про оплату праці» не дозволяє ставити тарифну ставку працівника першого розряду нижче прожиткового мінімуму для працездатних осіб. У 2026 році цей мінімум — 3328 грн.

На практиці комерція рідко малює оклад нижче мінімалки: простіше поставити 8647 і не гратися з доплатою. Бюджет і тарифні сітки живуть за своїми схемами, там оклад може бути нижчим, а до мінімалки дотягують доплатою. Цю доплату в штатний розпис не записують.

Диференціація окладів потрібна не «для краси». Якщо в усіх від прибиральника до директора однакова цифра, інспектор і суд можуть запитати, чи взагалі є система оплати праці. Міжпосадові співвідношення зручно винести в додаток до колдоговору або в положення про оплату.

Як затвердити і як міняти

Штатний розпис набуває сили після затвердження керівником. Найчистіший шлях — наказ з основної діяльності. У наказі: що затверджуєте, з якої дати вводите, який розпис утрачає чинність, хто відповідає за виконання. Підпис, дата, реєстраційний індекс. Для електронного варіанту — КЕП керівника. PDF після підпису не редагують «по тихому».

Зміни бувають двох видів.

1. Невеликі: додали одну вакансію, підняли оклад одній посаді, перейменували відділ. Окремий наказ про внесення змін.
2. Великі: нова структура, кілька скорочень, перегляд сітки окладів. Простіше затвердити новий розпис цілком і старий зняти з певної дати.

Кількість змін не обмежена. Але якщо ви переписуєте таблицю щотижня, це вже симптом: структура не продумана. Нормально закладати хвилю змін раз на квартал, окрім форс-мажору.

Якщо міняєте оклад, режим, назву посади, неповний час — це вже стаття 32 КЗпП, зміна істотних умов праці. У мирний час працівника попереджають не пізніше ніж за два місяці. Стаття 103 КЗпП окремо вимагає двомісячного попередження, коли умови оплати погіршуються. Під час воєнного стану працює частина 2 статті 3 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX: повідомити треба не пізніше як до запровадження нових умов. Скорочення штату — інша історія: нову редакцію без скорочених посад вводять після дотримання процедури звільнення, а не «сьогодні наказ — завтра людину немає».

Важлива дрібниця, яку постійно забувають. Звільнили людину — посаду зі штату не викидайте, якщо не скорочуєте. Інакше втратите вакансію і не зможете спокійно взяти наступного. Розпис тримає місце. Люди приходять і йдуть.

Що включати, а що не чіпати

Сумісник — це штатна одиниця, хай і не завжди ціла. Дистанційник — теж. Декретна посада зі штату не зникає, її можна тимчасово закрити строковим договором. Ось це новачки плутають постійно: «людини немає, значить, рядка немає». Ні. Людини немає — рядок живе, якщо посада вам потрібна.

Типові помилки, на яких ріжуть навіть досвідчених

• Вводять розпис заднім числом, бо «так уже працюємо з січня».
• Пишуть прізвища. Документ одразу перестає бути штатним розписом і стає дивним списком.
• Ставлять однакові оклади всім «щоб не ображати».
• Забувають вакансії — і потім не можуть прийняти людину, бо одиниці немає.
• Мішають ЦПД і трудові посади в одній таблиці.
• Називають посаду не за класифікатором, а за внутрішнім сленгом.
• Змінюють оклад у розписі й мовчать працівнику.
• Після звільнення викреслюють рядок, хоча скорочення не було.
• Не зберігають попередні редакції. Через рік нема з чим порівняти штат.

Остання помилка — найпідступніша. Скорочення доводять порівнянням розписів: ось була одиниця, ось її немає. Якщо старих версій немає, у суді ви розповідаєте казку. Архівуйте кожну редакцію разом із наказом. На папері чи в PDF з КЕП — неважливо, аби не можна було «підчистити» історію.

Ще з практики. Маленьке бюро перекладів тримало в розписі одну «менеджерку» на всі функції: і продажі, і кадри, і кава. Коли взяли другу людину, назву не розвели. Обидві стали «менеджерами» з одним окладом і різними обов’язками. Через рік одна пішла в суд через «нерівну оплату за ту саму посаду». Посади треба різати за змістом роботи, а не за зручністю вивіски.

Скільки зберігати і в якій справі

Строки дає Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Для штатних розписів і переліків змін до них за місцем складання картина така:

• державні і комунальні підприємства, де створюють документи Національного архівного фонду, — постійно;
• державні і комунальні, де таких документів немає, — 75 років;
• інші роботодавці — 3 роки.

Проєкти, довідки, службові записки до розпису зазвичай тримають 3 роки. Накази про затвердження логічно класти поруч і зберігати не менше, ніж сам розпис: інакше таблиця є, а підтвердження, хто і коли її ввів, немає. Електронний оригінал з КЕП має ту саму силу, що папір. Головне, щоб файл не жив лише в особистій пошті бухгалтера.

Що зробити цього тижня, якщо розпису ще немає

Не чекайте 1 січня. Документ можна ввести з будь-якої дати вперед.

1. Зберіть фактичний список людей, посад і окладів. Так, навіть якщо це три рядки.
2. Звірте назви з ДК 003:2010 і проставте коди.
3. Додайте вакансії, які реально збираєтесь закривати, і приберіть «мертві» посади.
4. Накресліть таблицю. Візьміть форму наказу Мінфіну № 57, якщо не хочете малювати з нуля.
5. Підженіть оклади під мінімалку і свою систему оплати. Постійні надбавки — в окрему графу.
6. Підготуйте наказ: затвердити, увести з конкретної дати, визначити відповідального.
7. Підпишіть. Збережіть PDF. Повідомте працівників, якщо змінюєте їхні умови, а не просто формалізуєте вже існуючі.

Якщо умови праці вже прописані в договорах і ви лише фіксуєте факт — більшість людей навіть не помітить. Якщо під шумок знижуєте оклад, «бо так вийшло в таблиці», це вже не оформлення, а зміна умов. Тут без процедури статті 32 КЗпП не обійтися.

Штатний розпис не робить компанію великою. Він робить штат зрозумілим. Складіть його раз уважно, тримайте редакції, не пишіть туди прізвищ і не виносьте посади з класифікатора на коліні. А якщо структура вже живе в голові директора і ніде більше — саме час перенести її на папір. Далі буде простіше наймати, платити і, якщо доведеться, скорочувати без відчуття, що ви самі собі ставите підніжку.

About the Author

Тетяна Борисенко

Administrator

Тетяна Борисенко — бізнес-аналітикиня, стратегічна консультантка та авторка блогу Tedis Ukraine. Має 12+ років досвіду в корпоративному управлінні, маркетингу та розвитку бізнесу. Працювала з українськими та європейськими компаніями у сферах ритейлу, IT і виробництва. Спеціалізується на побудові ефективних бізнес-моделей, цифровій трансформації та управлінні командами. У блозі розбирає реальні кейси, дає чіткі інструменти та допомагає підприємцям приймати рішення на основі даних. Вірить, що сильний бізнес починається з правильних питань і сміливих відповідей.

Visit Website View All Posts