Коротко
- Це базовий податковий режим: податок рахують не з усієї виручки, а з чистого доходу — різниці між надходженнями і підтвердженими витратами.
- ФОП сплачує ПДФО 18% і військовий збір 5% з чистого доходу, плюс ЄСВ 22% (з мінімумом і стелею). Юрособа — податок на прибуток 18%.
- Ліміту обороту немає. Зате облік жорсткіший: без первинки витрата «не існує», і база одразу зростає.
- Порівняно з 3 групою єдиного податку режим часто виграє при високій частці собівартості — орієнтовно від 85–90% підтверджених витрат, якщо рахувати ще й ЄСВ.
- Новий ФОП автоматично опиняється саме тут, якщо вчасно не подав заяву на спрощену систему.
- Текст пояснює механіку, а не замінює консультацію бухгалтера чи податкового консультанта: цифри перевіряйте під свій вид діяльності.
Загальна система оподаткування — це режим, за якого держава бере частку не з усього обороту, а з того, що реально лишилося після витрат. Для фізичної особи-підприємця це ПДФО 18% і військовий збір 5% від чистого оподатковуваного доходу. Для товариства — податок на прибуток 18% від фінансового результату, визначеного за правилами Податкового кодексу України.
Саме тому «загальника» або люблять, або бояться. Люблять ті, у кого закупівля «з’їдає» майже всю виручку: опт, виробництво, будівництво, торгівля технікою. Бояться ті, хто продає послуги з мінімальними витратами — там 23% з прибутку плюс ЄСВ виглядають уже зовсім інакше, ніж 5% + 1% з обороту на третій групі.
Нижче — як цей режим працює на практиці: ставки, витрати, звітність, порівняння зі спрощеною системою і типові помилки, на яких люди втрачають більше, ніж на самому податку.
Що це за режим і кого він стосується
Це не окремий «спецрежим» і не пільга. Це стандарт. Новостворений ФОП з дня державної реєстрації перебуває на загальній системі, доки не обере єдиний податок. Якщо заяву на спрощену не подали в строк — податкова не нагадає. Доходи за цей «проміжок» уже підуть за правилами загальносистемника.
Працює він і для фізичних осіб-підприємців, і для юридичних осіб. Механіка різна, ідея одна: об’єкт — прибуток, а не каса. Немає стелі доходу, як на 1–3 групах єдиного податку. Немає заборони на кількість найманих. Обмеження лише ті, що взагалі існують у законі: ліцензії, акциз, касові правила, ПДВ.
У практиці я кілька разів бачив одну й ту саму історію. Людина реєструє ФОП у п’ятницю, «зараз проведу перші оплати, а заяву на єдиний податок докину в понеділок». Понеділок затягується. За два тижні на рахунку вже 80–120 тисяч від клієнта. І ці гроші раптом стають базою для ПДФО, військового збору і ЄСВ. Не тому, що хтось «поганий», а тому що загальна система — режим за замовчуванням.
Кому цей режим взагалі потрібен, якщо є спрощена:
- хто перевищив ліміт 3 групи або планує оборот помітно вищий за нього;
- хто веде діяльність, заборонену для єдинників;
- хто працює з великою часткою підтверджених витрат і хоче зменшувати базу;
- хто обслуговує платників ПДВ і без податкового кредиту просто «не заходить у тендер»;
- юридичні особи, яким потрібен класичний облік прибутку, а не податок з виручки.
Коротко: спрощена система продає простоту. Загальна — гнучкість бази. Платите за цю гнучкість обліком і дисципліною документів.
Які податки сплачує ФОП на загальній системі
Для підприємця-фізособи «пакет» складається з трьох обов’язкових платежів за себе і, за потреби, з ПДВ та зарплатних нарахувань. База для ПДФО і військового збору одна — чистий оподатковуваний дохід. ЄСВ рахують окремо, помісячно, і тут уже свої мінімум і максимум.
| Платіж | База | Ставка / розмір у 2026 році |
|---|---|---|
| ПДФО | Чистий дохід (надходження мінус дозволені витрати) | 18% |
| Військовий збір | Та сама база, що й для ПДФО | 5% |
| ЄСВ «за себе» | Чистий дохід конкретного місяця | 22%; не менше 1 902,34 грн, якщо в місяці був дохід; не більше 38 046,80 грн |
| ПДВ | Постачання товарів/послуг (за наявності реєстрації) | Зазвичай 20%; є ставки 14%, 7%, 0% |
Мінімальна зарплата з 1 січня 2026 року — 8 647 грн. Звідси й цифри ЄСВ: 22% від мінімалки дає 1 902,34 грн. Максимальна база — 20 мінімальних зарплат, тобто 172 940 грн на місяць. Понад цю суму внесок уже не «накручується». Дані про соціальні стандарти публікує ДПС, орієнтир — tax.gov.ua та закон про держбюджет.
Важливий нюанс, який плутають навіть досвідчені. На спрощеній системі ЄСВ часто платять навіть у «порожньому» місяці. На загальній — якщо чистого доходу за місяць нуль, мінімальний внесок за цей місяць зазвичай не виникає. З’явився хоча б невеликий плюс — і вже не менше 1 902,34 грн. Місяць з крихітним прибутком у 200 грн обходиться так само, як місяць з прибутком 8 000 грн. Тому штучно «підганяти» копійки в збитковий місяць — сумнівна ідея.
Прямий податок на прибуток підприємця — 23% (18 + 5). ЄСВ — це не податок у вузькому сенсі, а страховий внесок. Але з кишені він іде так само. Якщо скласти все разом без стелі ЄСВ, навантаження на чистий дохід доходить до 45%. Зі стелею картина м’якша: великий прибуток «впирається» в максимум 38 046,80 грн внеску, і далі росте лише зв’язка ПДФО + військовий збір.
Як виглядає розрахунок на цифрах
Приклад. За місяць на рахунок зайшло 400 000 грн. Документально підтверджені витрати, які «пройшли» критерії, — 340 000 грн. Чистий дохід — 60 000 грн.
- ПДФО: 60 000 × 18% = 10 800 грн
- Військовий збір: 60 000 × 5% = 3 000 грн
- ЄСВ: 60 000 × 22% = 13 200 грн
- Разом: 27 000 грн, або 6,75% від виручки
Той самий оборот на 3 групі без ПДВ: єдиний податок 5% — 20 000 грн, військовий збір 1% — 4 000 грн, плюс мінімальний ЄСВ 1 902,34 грн. Разом близько 25 900 грн. Тут спрощена ще тримається. Зсуньте витрати до 370 000 грн при тій самій виручці — і загальна система вже виглядає інакше. Саме тому «вигідність» тут не гасло, а арифметика під конкретну маржу.
Як компанії платять на загальній системі
Юридична особа на цьому режимі — це вже інша шахова дошка. Основний платіж — податок на прибуток підприємств. Базова ставка 18%. Об’єкт — прибуток, визначений шляхом коригування бухоблікового фінрезультату на податкові різниці, якщо компанія зобов’язана їх застосовувати.
Окремі категорії мають свої ставки. Для банків на 2026 рік передбачено підвищену базову ставку 50%. Резиденти «Дія Сіті» на особливих умовах можуть мати 9% від окремої бази — це вже спеціальний режим, його не варто плутати зі «звичайною» загальною системою ТОВ. Якщо сумніваєтесь, чи ви в цій категорії, ви майже напевно не в ній.
ПДВ живе окремим життям. Обов’язкова реєстрація платником — коли за останні 12 календарних місяців обсяг оподатковуваних постачань перевищив 1 млн грн. Добровільно стати платником можна раніше. Для компанії, яка продає іншим платникам ПДВ, «вхідний» кредит часто важливіший за сам факт 20% зверху. Для бізнесу, що працює з кінцевим споживачем, ПДВ навпаки легко з’їдає конкурентоспроможність ціни.
І ще один шар, про який ФОП може не думати роками. Прибуток ТОВ — це ще не гроші засновника. Щоб вивести їх собі, потрібні дивіденди (або зарплата, або роялті — у кожного шляху своя ціна). З дивідендів українського платника податку на прибуток утримують ПДФО, плюс військовий збір. На ФОП залишок після податків уже ваш. На ТОВ «ваш» він стає пізніше і дорожче. За спостереженнями, саме цей другий поверх люди забувають, коли порівнюють «18% у компанії» з «23% у ФОП» і роблять висновок, що ТОВ завжди дешевше. Не завжди.
Чистий дохід і витрати, які податкова визнає
Уся сіль режиму — у витратах. Не в ставці 18%. Ставка відома. Питання в тому, що ви віднімете від виручки, перш ніж ці 18% застосувати.
Для ФОП дохід визнають, як правило, за касовим методом: гроші зайшли (або отримано компенсацію в негрошовій формі) — є дохід. Безкоштовно отримані товари чи послуги теж можуть збільшити базу. Прострочена кредиторка, за якою минула позовна давність, — теж неприємний сюрприз у книзі обліку.
Витрати — вужче. Щоб сума зменшила ПДФО і військовий збір, зазвичай мають збігтися чотири умови:
- є первинний документ (накладна, акт, чек, банківська виписка, договір — комплект під операцію);
- витрату фактично оплачено;
- вона пов’язана з господарською діяльністю, а не з особистим життям;
- вид витрати прямо або опосередковано вкладається в п. 177.4 ПКУ.
Податкова не зобов’язана «здогадуватися», що новий ноутбук потрібен для роботи. Немає акта, чека, призначення платежу — немає витрати. У книзі обліку доходів і витрат (типова форма за наказом Мінфіну № 261) це видно одразу: графи для собівартості, зарплати, податків, «іншого». Товари списують не в момент закупівлі, а коли їх продали або використали. Закупили партію на 200 тисяч і нічого не продали — витрати ще немає. Продали — з’являється собівартість. Цю логіку новачки ламають найчастіше.
Що зазвичай можна віднести до витрат:
- сировина, матеріали, товари, комплектуючі, паливо, енергія, тара — те, що лягає в конкретний об’єкт витрат;
- зарплата працівників, премії, виплати за цивільно-правовими договорами;
- ЄСВ за себе і за найманих — у розмірах, сплачених за законом;
- окремі податки і збори, пов’язані з діяльністю (але не всі, про це нижче);
- ліцензії, роялті за авторським правом;
- оренда, зв’язок, реклама, РКО банку, транспортування, поточний ремонт майна, що працює в бізнесі;
- відрядження найманих працівників;
- амортизація основних засобів і нематеріальних активів — за бажанням, з окремим обліком.
Купівлю верстата чи авто «однією сумою» у витрати місяця не кидають. Її амортизують. Земельні ділянки й житлову нерухомість не амортизують. Поточний ремонт — інша історія: його можна віднести одразу, якщо це справді ремонт, а не поліпшення, яке збільшує вартість об’єкта.
Що до витрат не пускають:
- ПДФО і військовий збір «за себе» з підприємницького доходу;
- ПДВ платника ПДВ (він іде своїм контуром — податковий кредит);
- акцизний податок;
- податок на житлову нерухомість;
- особисті витрати, навіть якщо їх оплатили з підприємницького рахунку;
- усе, що не підтверджено документами.
Помічав таку річ. Людина рік працює з «надійним» постачальником, який «рахунок скине в вайбер, а накладну якось потім». Потім — перевірка або просто річна декларація, і половина закупівель випадає. База стрибає. 18% і 5% рахують уже з повітря. Дешевше витратити вечір на первинку, ніж потім сперечатися, що «всі ж так працюють».
Звітність і календар платежів
ФОП-загальник живе в річному циклі, але гроші податкова хоче бачити частіше. Аванси з ПДФО — після першого, другого і третього кварталів. За четвертий аванс не рахують: його «з’їдає» річний перерахунок.
- Аванс після I кварталу — до 20 квітня
- Після II — до 20 липня
- Після III — до 20 жовтня
- Річна декларація про майновий стан і доходи — до 1 травня наступного року
- Доплата за декларацією — протягом 10 календарних днів після граничної дати подання
Військовий збір для підприємця на цьому режимі йде в тому ж ритмі, що й ПДФО: та сама база, ті самі аванси, той самий річний фініш. ЄСВ сплачують до 20 числа місяця, що настає за кварталом (квітень, липень, жовтень, січень). Остаточний розрахунок внеску — до 1 травня наступного року, разом із додатком до декларації.
Саму декларацію з 2026 року ФОП подають за оновленим ідентифікатором форми. Зручніше за все — через Електронний кабінет. Якщо надсилаєте папером поштою, відправлення має вийти не пізніше ніж за 5 днів до кінцевого строку. Припинили діяльність — декларацію треба віддати швидше: протягом 20 календарних днів після місяця, в якому вас зняли з реєстрації, і сплатити податок за 10 днів після цього строку.
Окремо, якщо є наймані. Податковий розрахунок сум доходу (той самий об’єднаний звіт) — щокварталу. ПДВ, якщо зареєстровані, — своя декларація і податкові накладні в ЄРПН. Касові операції — ПРРО або класичний РРО, якщо приймаєте оплату в сферах, де це вимагає закон. Загальна система сама по собі від касового апарата не звільняє.
Штрафи за запізнення з декларацією для ФОП стартують від кількох сотень гривень і зростають при повторному порушенні. Пеня за несплату — уже про інші суми, особливо якщо «забули» аванс у липні, а згадали в квітні наступного року. Календар у телефоні тут працює краще за натхнення.
Коли загальна система вигідніша за єдиний податок
Порівнювати «18%» і «5%» лобово — найшвидший спосіб помилитися. 18% — від прибутку. 5% — від виручки. Плюс різний військовий збір, різний ЄСВ, різна історія з ПДВ.
Орієнтири спрощеної системи на 2026 рік, щоб було з чим порівнювати. 1 група: єдиний податок до 332,80 грн на місяць, військовий збір 864,70 грн, ліміт доходу — 167 мінімальних зарплат. 2 група: єдиний податок до 1 729,40 грн, той самий військовий збір 864,70 грн, ліміт — 834 мінімалки. 3 група: 5% без ПДВ або 3% з ПДВ, військовий збір 1% від доходу, ліміт — 10 091 049 грн. Цифри 1 і 2 груп ДПС прямо розкладала в роз’ясненні на початку року.
| Параметр | ФОП, загальна система | ФОП, 3 група без ПДВ |
|---|---|---|
| Об’єкт | Чистий дохід | Уся виручка |
| Прямий податок | 18% + 5% = 23% від прибутку | 5% + 1% = 6% від обороту |
| ЄСВ | 22% від місячного чистого доходу (з мін. і макс.) | Мінімум 1 902,34 грн, навіть при малих оборотах |
| Ліміт доходу | Немає | 10 091 049 грн на рік |
| Облік | Доходи і витрати, первинка, книга за формою № 261 | Переважно доходи |
| ПДВ | Обов’язково після 1 млн грн оподатковуваних постачань за 12 місяців | Добровільно (тоді ставка 3% + ПДВ) |
Де проходить межа. Якщо скласти ПДФО, військовий збір і ЄСВ на загальній системі, виходить до 45% чистого доходу (поки не спрацювала стеля ЄСВ). На 3 групі — 6% виручки плюс майже фіксований внесок. Рівняння 0,45 × (1 − частка витрат) ≈ 0,06 дає точку приблизно на 87% підтверджених витрат. Нижче цієї частки спрощена зазвичай дешевша. Вище — загальна починає відігравати.
Торгівля з націнкою 8–12%, виробництво з дорогою сировиною, субпідряд, де майже все «перекладається» постачальникам, — типові кандидати. IT-послуги, консультації, інфопродукти з витратами «ноутбук і кава» — майже завжди єдиний податок, якщо ліміт і КВЕД дозволяють. Є винятки: клієнт-юрособа вимагає ПДВ, або оборот уже вилетів за 10 млн, або вид діяльності закритий для єдинника.
Для ТОВ межа інша. Податок на прибуток 18% від фінрезультату проти 6% від доходу на 3 групі. Без урахування дивідендів точка ближча до 67% витрат. З дивідендами розрив знову зміщується. Тому «перевести ФОП на ТОВ, бо так солідніше» без розрахунку виводу грошей — красиво в презентації і дорого в касі.
Типові помилки, на яких згорає вигода режиму
Перша. Витрати «по факту», документи «якось потім». На загальній системі потім означає ніколи. Касовий чек без номенклатури, акт без підпису, оплата «за послуги» без договору — це не дрібниці, це дірки в базі.
Друга. Плутають дату витрати. Комуналка за березень, сплачена 3 квітня, сідає в квітень. Товар, який лежить на складі, ще не собівартість. Аванс постачальнику — ще не витрата, якщо немає поставки. Книга обліку це фіксує жорстко, і «логіка бізнесу» тут слабший аргумент, ніж дата банківської виписки.
Третя. Забувають про поріг ПДВ. Мільйон гривень за 12 місяців набігає непомітно: кілька великих рахунків підряд, і все. Не зареєструвалися вчасно — ризикуєте донарахуванням і штрафом, причому без права на податковий кредит за попередній період так, як хотілося б.
Четверта. Місячний ЄСВ рахують «середнім за рік». Не можна. Кожен місяць — окрема база. Січень у плюсі 200 тисяч, лютий у нулі. У січні — внесок від 200 тисяч (але не вище стелі). У лютому — нуль, якщо чистого доходу немає. «Розкидати» прибуток рівномірно в декларації, бо так красивіше, податкова не оцінить.
П’ята. Особисті витрати з підприємницького рахунку. Так, ФОП і людина — одна особа. Ні, новий диван у квартиру не стає витратами ФОП лише тому, що картка бізнес-рахунку була під рукою.
Шоста. Думають, що без найманих і без ПДВ можна не вести облік. Можна, звичайно. До першої декларації, де треба показати, звідки взялася цифра чистого доходу. Або до запиту податкової. Книга за формою № 261 — не ритуал, а єдиний спосіб не вигадувати цифри в квітні.
Як опинитися на загальній системі і як з неї вийти
Нічого не робити при реєстрації ФОП — і ви вже тут. Хочете спрощену з першого дня: для 3 групи заяву треба встигнути за 10 календарних днів з дати держреєстрації. Для 1–2 груп — до кінця місяця реєстрації, тоді єдиний податок стартує з наступного місяця. Проміжок до переходу все одно закривається правилами загальної системи.
Добровільний перехід зі спрощеної на загальну. Подаєте заяву про відмову від єдиного податку не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку нового кварталу. З 1 січня, 1 квітня, 1 липня або 1 жовтня режим змінюється. За квартал, у якому ще були єдинником, декларацію платника єдиного податку все одно подаєте.
Зворотний шлях — із загальної на спрощену — раз на рік у звичному сенсі «перескочити туди-сюди, як заманеться» не вийде. Заяву про застосування спрощеної системи подають не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку кварталу. Після примусового «зльоту» з єдиного податку через порушення доводиться чекати довше: чотири послідовні квартали.
Примусово загальносистемником стають через перевищення ліміту, заборонений вид діяльності, розрахунки, яких єдинникам не дозволено, або дохід від КВЕД, якого немає в реєстрі платника єдиного податку. Підвищена ставка 15% на «зайве» — ще не вся ціна. Далі вже живете за правилами цієї статті: книга, витрати, аванси, 18 і 5.
Юрособа зі спрощеної йде тим самим квартальним ритмом. Бухоблік при цьому нікуди не дівається: він у компанії є завжди. Змінюється лише те, з чого рахують податок — з доходу чи з прибутку.
Що зробити, перш ніж обирати цей режим
Візьміть свою реальну маржу за останні місяці, не «планову». Порахуйте частку витрат, які ви готові підтвердити так, ніби завтра запит. Додайте ЄСВ зі стелею, не «на око 22%». Окремо покладіть ПДВ: чи просите ви його в клієнта, чи він лише зменшує вашу ціну. І лише тоді порівнюйте з 3 групою.
Якщо витрати стабільно вище 85–90% і первинка жива — загальна система оподаткування може бути раціональним вибором, а не покаранням. Якщо продаєте час і знання майже без собівартості — спрощена, швидше за все, дешевша і спокійніша. Якщо ліміт 3 групи вже тісний, питання не «чи вигідно», а «як не померти на обліку»: бухгалтер, ПРРО, календар авансів, окремий рахунок і звичка не змішувати особисте з підприємницьким.
Почніть з трьох речей: налаштуйте книгу обліку (електронна форма цілком достатня), зберіть первинку за поточний квартал, поставте нагадування на 19-те число квітня, липня і жовтня. Далі — порахуйте один свій місяць на двох режимах на одних і тих самих цифрах. Ця одна сторінка в таблиці скаже більше, ніж будь-яке загальне правило. І якщо цифри «танцюють», не соромтеся показати їх бухгалтеру: цей текст допомагає зорієнтуватися, але не замінює розрахунок під ваш КВЕД, договори й історію реєстрації.
About the Author
