Книга обліку доходів: що треба фіксувати ФОПу

Коротко

• Штамповану «книгу» з податкової скасували ще з 2021 року. Обов’язок обліковувати доходи нікуди не дівся.
• ФОП 1 і 2 груп та 3 група без ПДВ ведуть облік у довільній формі, помісячно. Реєструвати зошит чи Excel у ДПС не треба.
• ФОП 3 групи з ПДВ і підприємці на загальній системі працюють за типовими формами Мінфіну. Тут уже не «як зручно», а за затвердженими графами.
• Дохід пишеться касовим методом: гроші зайшли — запис з’явився. Комісію банку з еквайрингу з суми не викидайте.
• Сама відсутність таблиці рідко коштує великих грошей. Відсутність первинки і неможливість підтвердити декларацію — уже інша розмова: 1020 грн за п. 121.1 ПКУ, повторно протягом року — 2040 грн.
• Зберігайте регістр і первинні документи щонайменше 1095 днів від дня подання декларації, для якої вони потрібні.

Книга обліку доходів — це не той товстий журнал зі штампом інспектора, який колись носили в податкову. Для більшості ФОП на єдиному податку це будь-який зрозумілий реєстр, де видно, скільки грошей зайшло за місяць. Папір, Excel, Google Таблиці, сервіс на кшталт Taxer чи Вчасно.Звіт — закон цього не регламентує жорстко. Головне, щоб за записами можна було зібрати декларацію і, якщо прийдуть, пояснити цифри.

Плутанина пішла з 1 січня 2021 року. Тоді скасували обов’язкову типову форму і реєстрацію книги для єдинників без ПДВ. Новина розлетілася як «книгу скасували». Хтось викинув зошит і заспокоївся. А в Податковому кодексі України лишився п. 296.1: облік вести треба, просто у довільній формі, помісячно. Плюс ст. 44 — декларацію не малюють «з голови», лише з первинних документів. Цей матеріал не замінює консультацію бухгалтера чи податкового консультанта. Якщо у вас нестандартні операції, бартер, валюта, «сірі» повернення — ідіть до спеціаліста, не до статті в інтернеті.

Нижче — хто що веде, як заповнювати без фанатизму, де ФОПи найчастіше проколюються і що реально загрожує, якщо таблиці немає.

Що це взагалі таке після скасування бланка

Раніше книга обліку доходів була окремим документом зі своєю формою. Для єдинників її затверджував наказ Мінфіну від 19.06.2015 № 579. Треба було прошнурувати, пронумерувати, віднести в ДПС, отримати штамп. З 1 січня 2021 цей наказ утратив чинність (наказ Мінфіну від 26.11.2020 № 728). Реєструвати нічого не треба. Форму ніхто більше не нав’язує — якщо ви на 1–2 групі або на 3-й без ПДВ.

Слово «книга» при цьому живе. Його кажуть і підприємці, і податківці. На практиці це регістр обліку: хронологія надходжень плюс підсумок за місяць, квартал, рік. Банківська виписка сама по собі книгою не є. Z-звіт ПРРО — теж ні. Це первинка, з якої ви збираєте реєстр. У практиці бачив ФОП на 2 групі, який після новин 2021-го вирішив, що «все скасували», і два роки жив на виписках Привату. На документальній перевірці попросили саме облік доходів. Довелося за ніч зводити таблицю. Виписку прийняли як джерело, але нервів з’їли більше, ніж якби вів Excel з першого дня.

Для двох категорій «книга» досі має затверджений вигляд. ФОП 3 групи — платник ПДВ веде облік доходів і витрат за типовою формою наказу Мінфіну від 30.11.2022 № 405 (чинна з 03.01.2023). ФОП на загальній системі — за типовою формою наказу Мінфіну від 13.05.2021 № 261. Там уже не «намалюйте собі чотири колонки», а конкретні графи, зокрема витрати, бо податок рахується з прибутку, а не з виручки.

Хто зобов’язаний вести облік і в якій формі

Коротко по групах, без води.

• ФОП 1 групи єдиного податку — облік доходів у довільній формі, помісячно. Витрати для єдиного податку не потрібні.
• ФОП 2 групи — те саме. Форма довільна, підсумок за місяць обов’язковий.
• ФОП 3 групи без ПДВ (ставка 5%) — знову довільна форма, лише доходи, помісячно.
• ФОП 3 групи з ПДВ (ставка 3%) — доходи і витрати за типовою формою наказу № 405. Суми ПДВ у дохід і витрати не включають.
• ФОП на загальній системі — доходи і витрати за типовою формою наказу № 261. Записи за первинкою, по суті щодня, коли були операції.

Юридичні особи — єдинники 3 групи живуть за спрощеним бухобліком, це вже не «книга ФОП». Е-резиденти з п. 296.1 виключені окремо. Якщо ви звичайний підприємець-фізособа, дивіться на свою групу і наявність ПДВ — від цього залежить майже все.

Реєстрація в податковій не потрібна нікому з цього списку. Старий ритуал зі шнурівкою можна забути. Якщо вам психологічно спокійніше вести старий бланк наказу № 579 — ДПС у індивідуальній податковій консультації ще 2022 року не забороняла. Хочете стару форму — ведіть. Хочете три колонки в Google Таблицях — теж нормально.

Як заповнювати, якщо форма довільна

Закон вимагає «помісячне відображення отриманих доходів». Це не означає один рядок «січень — 48 000». Можна і так, якщо операцій мало і ви впевнені, що первинка лежить поряд. Але коли руху багато, один місячний казанок потім боляче розбирати. За досвідом, зручніше писати кожне надходження або хоча б день + джерело: каса, банк, еквайринг. Підсумок місяця — окремим рядком. Квартал і рік — теж, бо декларацію ви все одно збираєте наростаючим підсумком.

Мінімальний набір колонок, з яким не соромно показати таблицю:

1. Номер запису.
2. Дата отримання грошей (або дата фіскального чека, якщо розрахунки через термінал чи ПРРО).
3. Зміст: оплата за послуги, роздріб за день, передоплата, повернення.
4. Сума в гривнях і копійках, без округлення «для краси».
5. Примітка: виписка, Z-звіт, номер чека, «комісія банку 20 грн уже всередині суми».

Під таблицею або в окремих рядках — «разом за місяць», «разом за квартал», «разом за рік». Підпис ФОП на папері не завадить. В Excel логічно тримати окремий аркуш на рік і не змішувати 2024-й із поточним. Якщо є повернення товару чи авансу — ставте суму зі знаком мінус або окремою колонкою «коригування». Інакше річний ліміт групи поїде.

Зверніть увагу на третій рядок. Покупець заплатив 3000, банк відкусив комісію, на рахунок упало менше. У дохід іде 3000. Це класика, на якій спотикаються навіть люди з «досвідом». Податкова дивиться на суму, яку заплатив клієнт, а не на те, що ви реально побачили в застосунку банку.

Касовий метод, еквайринг і валюта

Єдинник визнає дохід, коли гроші фактично отримані. Не коли виставили акт. Не коли «клієнт пообіцяв до п’ятниці». На рахунок зайшло або в касу лягло — ось дата. Для розрахунків через POS і інтернет-еквайринг з фіскальним чеком дата доходу — дата в чеку, навіть якщо банк перерахує гроші завтра чи післязавтра. Це позиція, яку податківці повторюють уже не один рік.

Валютну виручку перераховуєте в гривню за курсом НБУ на дату надходження. Курсову різницю окремим «бонусом» до доходу єдинника не чіпайте — для спрощенки це інша історія, і її часто плутають із правилами загальної системи. Безкоштовно отримані товари чи послуги теж можуть бути доходом. Бартер, взаємозалік, «погасили борг товаром» — сюди вже краще кликати бухгалтера, бо на око такі речі не рахуються.

Що в дохід єдинника зазвичай не пхають: відсотки на депозиті фізособи, дивіденди, роялті як пасив, поворотну фінансову допомогу, яку справді повернули в строк, помилкові надходження, які ви відправили назад. Але «зазвичай» — погане слово в податках. Якщо сума велика або природа платежу мутна, перевірте саме ваш випадок. Краще зайвий рядок у примітках, ніж сюрприз у акті перевірки.

Ліміти груп: навіщо книга, якщо ставка фіксована

На 1 і 2 групі єдиний податок не залежить від виручки. То навіщо тоді таблиця? Щоб не проскочити річний ліміт. Ліміти прив’язані до мінімальної зарплати на 1 січня. У 2026-му МЗП — 8647 грн, тож стелі такі: 1 група — 1 444 049 грн (167 МЗП), 2 група — 7 211 598 грн (834 МЗП), 3 група — 10 091 049 грн (1167 МЗП). Перевищили — частина доходу йде за ставкою 15%, плюс ризик втратити групу. Без помісячного обліку це помічають, коли вже пізно: у грудні, під декларацію.

Тому навіть «дрібному» ФОПу на 1 групі я б не радив жити в режимі «якось порахую в січні». Один великий контракт, сезон, кілька місяців еквайрингу з комісією, яку забули додати — і ліміт з’їхав. Книга обліку доходів тут не про любов до канцелярії. Вона про те, щоб ви самі бачили, де стоїте.

Папір, Excel чи сервіс: що вибрати

Папір ще живий. Зошит у клітинку, розкреслені графи, ручка. Не залежить від світла і «хмар». Мінуси очевидні: кава, діти, пожежа, просто загублений рюкзак. Виправляти можна лише закресленням, з написом «виправленому вірити», датою і підписом. Коригувальна рідина — погана ідея.

Excel або Google Таблиці — робоча конячка для 1–3 групи без ПДВ. Безкоштовно, зрозуміло, легко дати копію бухгалтеру. Зробіть резервну копію. Не тримайте єдиний файл на флешці в шухляді каси. За спостереженнями, саме «файл згорів разом із ноутбуком» — друга за популярністю історія після «я думав, книгу скасували».

Електронний кабінет ДПС формально теж підходить: у п. 296.1 прямо сказано, що облік можна вести в паперовому та/або електронному вигляді, зокрема через кабінет. На практиці інтерфейс не всім заходить, і мало хто веде саме там щодня. Бухгалтерські сервіси (Taxer, Вчасно.Звіт, Checkbox у зв’язці з обліком, Медок для тих, хто вже в ньому живе) підтягують банк і ПРРО і збирають чернетку декларації. Це не обов’язково, але якщо оборот не «три платежі на місяць», економить вечори.

Для загальної системи і 3 групи з ПДВ сервіс має вміти саме типову форму, а не «довільну табличку для єдинника». Інакше ви заповните красиво не те. І ще: електронний регістр за потреби треба вміти показати. Не «ось логін, самі зайдіть», а файл, витяг, друк із підписом — як попросять.

Типові помилки, які коштують нервів

Найчастіша — комісія еквайрингу. Людина дивиться на надходження 980 грн і пише 980. Чек був на 1000. Різниця дрібна, за рік набігає. Друга — плутанина дати. Акт у березні, гроші в квітні. Для єдинника дохід квітневий. Третя — ігнорувати повернення. Гроші клієнту повернули, у книзі лишили. Ліміт і декларація роздуті.

Далі за хіт-парадом:

• Забути готівку, бо «вона ж у Z-звіті». Z-звіт — первинка. У реєстрі має бути підсумок.
• Змішати особисту картку і ФОП. Гроші зайшли на картку фізособи за послуги ФОП — це все одно дохід підприємця, якщо це оплата за вашу діяльність. Розгрібати потім болісно.
• Записати транш поворотної допомоги як виручку. Або навпаки — «сховати» виручку під виглядом позики. Податкова такі схеми бачила.
• Вести облік лише в голові, бо «в мене ж усе в Приват24». У кабінеті банку немає графи «дохід єдинника з комісією і поверненнями».
• Витрати на 2 групі «для себе», яких єдиний податок не питає. Не шкодить, але засмічує таблицю. Окремий аркуш — будь ласка. У колонку доходу — ні.
• Виправити цифру в папері так, що не зрозуміло, що було. Або видалити рядок в Excel без сліду, коли вже здали декларацію. Краще сторно з приміткою.

Окремо про «нульові» місяці. Діяльності не було — у таблиці можна поставити нуль або просто не мати рядків за цей місяць, але сам файл (зошит) має існувати. Інакше через рік ви не доведете, що мовчання було свідомим, а не «я нічого не вів».

Штрафи: де реальна загроза, а де страшилка

Тут багато копіпасту, і він шкодить. Адміністративний штраф за ст. 164-1 КУпАП (попередження або 51–136 грн, повторно 85–136 грн) написаний для випадків, коли законом установлена обов’язкова форма обліку. Для ФОП 1–2 груп і 3 групи без ПДВ форми якраз немає — вона довільна. Тому тягнути 164-1 на зошит єдинника — сумнівна конструкція, хоча в інтернеті її повторюють пачками. Для загальної системи і 3 групи з ПДВ, де типова форма є, ця стаття вже лягає логічніше.

Інша річ — п. 121.1 ПКУ. Незабезпечення зберігання первинних документів, облікових регістрів або ненадання їх під час контролю: 1020 грн, повторно протягом року — 2040 грн. Це не «штраф за відсутність красивої книги». Це штраф за те, що ви не можете показати документи, на яких стоїть декларація. Якщо таблиці немає, первинки розкидані, Z-звіти не збереглися — ось тут 1020 виглядають уже не абстракцією.

Гірше за ці суми — донарахування. Неоприбуткована виручка, завищений ліміт групи, дохід «не той період», незакриті повернення. Тоді розмова вже не про тисячу гривень, а про єдиний податок, 15% на перевищення, ЄСВ, військовий збір — що саме, залежить від системи. Книга обліку доходів у такому спорі — ваш робочий чернетка захисту. Без неї лишаються лише виписки, і їх ще треба правильно прочитати.

Зберігання: для ФОП-єдинника більшість первинки і регістрів — щонайменше 1095 днів від дня подання декларації, для якої ці папери використані. Не від 31 грудня, а від дати подання. Декларацію за 2025-й подали в лютому 2026-го — відлік від лютого. Юрособи і деякі інші категорії мають довші строки (1825 днів), ФОП часто плутає себе з ними. Не знищуйте архіви «бо три роки вже ніби минуло», не глянувши на дату декларації. Втратили файл — відновлюйте з банку, ПРРО, актів. Сама втрата не штраф. Штраф, якщо на момент перевірки показати нічого.

Якщо книгу загубили або ніколи не вели

Не пишіть у податкову траурний лист «я все втратив». Спочатку зберіть первинку: виписки за всі рахунки ФОП, Z-звіти, фіскальні чеки, акти, квитанції. З цього зшийте новий реєстр — хоч за два роки назад. Дати, суми, місячні підсумки. Якщо частина готівки без ПРРО (там, де це взагалі законно) — будуть дірки, і це вже ризик. Але порожнє місце страшніше за відновлену таблицю з приміткою «відновлено з виписок».

Починати «з понеділка» теж можна. Відкрили Excel, назвали «Облік доходів 2026», проставили місяці, перенесли хоча б банківські надходження. Готівку додайте з каси/ПРРО. Повернення — окремими рядками. Ліміт групи перевірте зараз, не в грудні. Якщо вже близько до стелі — це привід говорити з бухгалтером про зміну групи, а не про шрифт у шапці таблиці.

І останнє, зовсім побутове. Не підписуйте порожні аркуші «про запас». Не віддавайте єдиний екземпляр першому-ліпшому «помічнику». Не фотографуйте розмитий зошит замість того, щоб зробити нормальну копію. Звучить дрібно. На перевірці саме такі дрібниці виглядають як безлад, а безлад перевіряльник читає як «тут можна копати глибше».

Заведіть один реєстр, який вам не противно відкривати раз на тиждень. Для більшості єдинників без ПДВ вистачить таблиці з датою, сумою, джерелом і місячним підсумком. Звіряйте її з банком і Z-звітами. Комісію еквайрингу лишайте всередині доходу. Зберігайте файл і первинку три роки від декларації. Якщо ви на ПДВ або на загальній системі — не вигадуйте свою форму, беріть типову. І якщо цифри почали роз’їжджатися з лімітом групи або з тим, що ви самі розумієте про свій бізнес, це вже не завдання для статті. Це завдання для людини, яка вміє читати ПКУ під ваш КВЕД.

About the Author

Тетяна Борисенко

Administrator

Тетяна Борисенко — бізнес-аналітикиня, стратегічна консультантка та авторка блогу Tedis Ukraine. Має 12+ років досвіду в корпоративному управлінні, маркетингу та розвитку бізнесу. Працювала з українськими та європейськими компаніями у сферах ритейлу, IT і виробництва. Спеціалізується на побудові ефективних бізнес-моделей, цифровій трансформації та управлінні командами. У блозі розбирає реальні кейси, дає чіткі інструменти та допомагає підприємцям приймати рішення на основі даних. Вірить, що сильний бізнес починається з правильних питань і сміливих відповідей.

Visit Website View All Posts